EMSYS – Core University
Viziune
Sprijină universitățile în procesele academice care se integrează cu procesele administrative, financiar-contabile, sociale și de resurse umane. Structurile de analiză și bugetare sunt legate de structurile academice (facultăți, departamente, cicluri de studii, forme de învățământ și programe de studii) în scopul unui management academic și financiar eficient.
EMSYS - Core University modelează procesele specifice universității pentru a îmbunătăți serviciile pentru studenți, reducând în același timp costurile organizaționale: Managementul taxelor de școlarizare (licență, masterat, doctorat, rezidență), Alumni, Taxe (de studiu, de cazare, speciale), Burse (de studiu, sociale, de merit, pentru performanțe deosebite), Managementul căminelor, Raportare academică. Procesele academice și sprijinul academic sunt disponibile studenților prin intermediul unui portal care oferă informații academice și financiare.
Școlarizare
Sistemul de management al școlii conferă dinamică proceselor din cadrul universității, fiind în continuă evoluție pentru a răspunde nevoilor personalului administrativ și al facultății.
Organizarea academică în structurile universitare este modelată de utilizator, fără a fi nevoie de intervenția furnizorului. În sistem, programele de studii pot fi elaborate și gestionate în vederea obținerii unor programe detaliate pe discipline, seminarii, lucrări practice cu numere de credite specifice.
Sistemul de management școlar este parte integrantă a sistemului EMSYS, care funcționează cu o singură bază de date.
Informațiile despre cadrele didactice utilizate în sistem sunt aceleași cu cele utilizate în modulul de resurse umane și sunt folosite pentru a pregăti descrierile posturilor și estimările pentru finanțare și bugetare.
Profesorii participă la definirea structurii programelor de studii și a contractelor de studii în calitate de profesori de curs, precum și de examinatori pentru evaluări.
Pentru că fiecare universitate are propriile specificități, formulele de calcul pentru mediile studenților nu sunt similare. Mediile cu formule configurabile în mod dinamic reprezintă răspunsul la această problemă în EMSYS University. Clasificarea studenților pentru cazare, burse sau alte scopuri se poate face în funcție de mediile configurate de utilizator.
Sistemul ECTS - rezultatele academice din sistem sunt în corelație cu sistemul european de evaluare, programele de mobilitate sunt ușor de modelat în activitatea academică a studentului.
Birocrația în procesul de evaluare este mult redusă prin intermediul cataloagelor electronice pentru tipurile complexe de examene, recenzii.
Prin intermediul EMSYS University, documentele de studiu pot fi tipărite în conformitate cu cerințele Ministerului Educației, evitând astfel posibilele erori de completare și standardizând aspectul documentelor emise: Buletinul școlar al elevului - tipărit, Diplomele - tipărite
Burse
EMSYS University gestionează toate tipurile de burse existente în mediul universitar: bursă de performanță, bursă de merit, bursă de studiu, bursă de ajutor social, bursă specială. Urmărirea distribuirii fondurilor pentru burse în fiecare an universitar se face printr-o multitudine de rapoarte care stau la baza previziunilor bugetare pentru următorii ani universitari.
Definiția burselor ia în considerare suma, moneda în care se acordă bursa, tipul, moneda de plată și alte caracteristici. Valoarea acestora este definită pentru fiecare an universitar.
Bursierii se declară din mulțimea de studenți care au dreptul să primească un anumit tip de bursă. Prin utilizarea calculului de bursă, se generează propunerea de plată a bursei pentru o sesiune de acordare și pentru studenții declarați ca bursieri.
Pentru universitățile care oferă burse pe carduri, este posibil să se genereze fișiere ale bursierilor la bănci și să se obțină extrase de plată la fiecare bancă.
Deoarece portalul este integrat cu sistemul de management al școlii, folosind o bază de date comună, informațiile despre burse disponibile în portal nu trebuie actualizate ulterior, deoarece prezintă datele existente în sistem în timp real.
Taxe
Numărul studenților cu taxă trebuie tratat cu o importanță deosebită, deoarece aceștia reprezintă principala sursă de venituri proprii ale universității, de aceea contabilizarea analitică a taxelor de școlarizare, a taxelor ocazionale, a taxelor de cazare, în funcție de creditele restante pentru studenții înmatriculați, indiferent de forma de școlarizare (cursuri de zi, ID, postuniversitare) este o acțiune care presupune un efort susținut din partea personalului administrativ. EMSYS University permite gestionarea taxelor de școlarizare prin intermediul unor instrumente multiple: valoarea taxelor în diferite valute, eșalonarea plăților (valoarea tranșei, data programată de plată, data scadentă de plată, reguli de întârziere, condiții de exmatriculare pentru neplata taxelor), generarea de debite în funcție de statutul studentului.
EMSYS University face parte din sistemul integrat EMSYS ERP, prin urmare, plățile de casierie, banca revine imediat la statutul de plată a studenților. Acest lucru permite obținerea fără procesare suplimentară a listelor de studenți cu restanțe, studenți în situația de a fi exmatriculați pentru neplată etc.
Întrucât mijloacele de plată sunt în continuă evoluție, plățile de taxe de școlarizare către bănci sunt din ce în ce mai frecvente. EMSYS University oferă importuri automatizate de încasări bancare.
Informațiile privind taxele și plățile, precum și informațiile despre rezultatele examenelor sunt importante pentru student. Portalul EMSYS University oferă studenților acces la informații în timp real despre plăți și taxe.
Cazare
În procesul de acomodare, componenta importantă este baza materială de care dispune universitatea. Baza materială, adică numărul de locuri alocate fiecărei facultăți sau departament din universitate, până la nivelul anilor de studiu, poate fi determinată în funcție de structura campusului.
Informațiile despre cămine, administratorii de cămine, camere, cazări și destinația acestora pot fi gestionate în EMSYS University pentru a realiza un proces de cazare simplificat.
După ce se definește baza materială, studenții pot fi înregistrați în cămine. Pentru a ajuta acest proces, sistemul oferă rapoarte, clasamente și declarații pe baza cărora utilizatorul poate decide ce studenți sunt eligibili pentru cazare. Rapoartele (Oglinda căminelor, Situația căminelor, Locuri vacante în cămine) oferă situația cazării și a încasărilor în timp real
EMSYS University gestionează, de asemenea, taxele de cazare pentru studenți. Sunt disponibile proceduri de calculare a penalităților de întârziere pe baza numărului de zile trecute de la data de grație și a valorii în dolari sau a procentului de penalitate pentru fiecare zi de întârziere. Aplicația implementează un sistem de avertizare pentru studenții care au depășit perioada de grație.
Întrucât mijloacele de plată sunt în continuă evoluție, plățile de taxe de cămin către bănci devin din ce în ce mai frecvente. EMSYS University oferă importuri automate de încasări de la bănci.
Informațiile despre taxe sunt importante pentru student, astfel că portalul EMSYS University le oferă studenților acces la informații în timp real despre plăți și taxe.
RO 
EN